Какие столбцы подготовить
| Поле | Что проверить | Частая ошибка |
|---|---|---|
| Имя пациента | Один пациент в строке; понятные имя и фамилия | В одной ячейке записана вся семья |
| Телефон | Действующий номер; для Узбекистана удобно привести к +998 | Excel меняет формат или несколько пациентов используют один номер |
| Дата рождения | Одинаковый и однозначный формат дат | День и месяц перепутаны; вместо даты указан возраст |
| Отчество | Отдельный столбец, если в вашей системе отчество хранится отдельно | Отчество вписано в столбец «Имя» и разбивает ФИО при переносе |
| Пол | Код М/Ж (male/female) в отдельном столбце | Текст вроде «мальчик»/«девочка» вместо кода — поле останется пустым |
| Источник | Код из справочника источников клиники: рекомендация, сайт, реклама, повторный визит, звонок, самостоятельно | Свободный текст, которого нет в справочнике — колонка останется пустой |
| Контактное лицо и его телефон | Два отдельных столбца: имя и телефон родственника | Номер родственника записан в основной столбец «Телефон» |
| Заметки | Отдельный столбец, переносится как есть | Важные пометки оставлены в комментарии к файлу, а не в столбце |
| Теги | Короткие метки клиники в отдельном столбце | Несколько тегов без разделителя склеиваются в одну строку |
| Дата заведения карточки | Прошедшая дата в одном из принятых форматов (см. раздел 5) | Будущая дата в этом столбце — строка не примется |
| Внешний ID (clientix_id) | Код записи в прежней системе | Один пациент получил разные ID в разных выгрузках — повтор не распознаётся |
В импорте ClinicaGo телефон используется для поиска повторов внутри клиники. Общий семейный номер нужно разобрать до загрузки: одинаковый телефон может привести к пропуску строки.
1. Сохраните исходник и отделите контакты
Сделайте рабочую копию таблицы и назначьте ответственного за перенос. Исходник сохраните до окончания сверки. Не смешивайте в одном листе список пациентов, оплаты и историю приёмов: это разные наборы данных.
Обычный импорт пациентов в ClinicaGo разбирает имя, телефон и дату рождения. Не рассчитывайте, что диагнозы, файлы обследований или старые платежи перенесутся вместе с этими столбцами. Для такой истории сначала согласуйте отдельный способ переноса.
2. Проверьте номера и повторяющиеся строки
Удаляйте повтор только после сверки имени и других известных данных. Совпадение телефона само по себе не доказывает, что это один человек: родители могут записывать ребёнка со своего номера.
Не подставляйте вымышленные номера, чтобы пройти проверку. Отложите спорные строки и уточните данные у ответственного сотрудника. Номер лучше хранить в Excel как текст, чтобы таблица не преобразовала его в число или формулу.
3. Проверьте предварительный просмотр
Импорт выполняет CEO. Загрузка файла и сохранение пациентов — два отдельных действия. На предварительном просмотре проверьте, правильно ли распознаны столбцы, имена и даты, и разберите строки с ошибками до подтверждения.
Таблицей на экране показываются первые 300 строк, проблемные — в начале списка. Но итоговые числа — сколько добавится, сколько пропустится как дубль, сколько уже перенесено раньше — считаются по всему файлу, а не только по показанным 300 строкам: доверяйте цифрам сводки, а не только тому, что видно в таблице.
- Сверьте несколько записей с исходником, включая длинные имена и разные форматы телефона.
- Проверьте пустые ячейки и повторяющиеся номера.
- После исправлений загрузите рабочий файл снова и повторите сверку.
4. Сверьте итог после сохранения
После подтверждения ClinicaGo возвращает количество добавленных и пропущенных записей, а также ошибки. Уже существующие в клинике телефоны пропускаются: повторная загрузка не означает обновление всех карточек.
Сопоставьте итог с числом строк файла и откройте выборку карточек в базе. Сохраните список нерешённых строк и передайте его ответственному. Только после проверки переходите к работе всей регистратуры в новой базе.
5. Приведите дату рождения к одному из четырёх форматов
ClinicaGo распознаёт дату рождения ровно в четырёх написаниях: 1990-05-12, 1990/05/12, 12.05.1990 и 12/05/1990. Любое другое написание — словами, с двузначным годом не по этим образцам, с лишними символами — система не разберёт, и поле останется пустым, а не ошибкой, блокирующей строку.
Перед загрузкой переведите столбец с датами в текстовый формат в Excel: иначе программа может незаметно поменять день и месяц местами или досрочно округлить год.
6. Используйте встроенный поиск дублей после импорта
Если часть пациентов уже заведена вручную до импорта, в базе могут появиться повторы с разным написанием номера. В ClinicaGo есть отдельный инструмент: он группирует карточки по нормализованному телефону и показывает, у какой из них больше приёмов — это подсказка, какую карточку оставить.
Объединение переносит все приёмы и платежи на выбранную карточку, а дубль скрывает без удаления данных. Эта функция доступна только CEO и работает отдельно от самого импорта.