Какие столбцы подготовить
| Поле | Что проверить | Частая ошибка |
|---|---|---|
| Имя пациента | Один пациент в строке; понятные имя и фамилия | В одной ячейке записана вся семья |
| Телефон | Действующий номер; для Узбекистана удобно привести к +998 | Excel меняет формат или несколько пациентов используют один номер |
| Дата рождения | Одинаковый и однозначный формат дат | День и месяц перепутаны; вместо даты указан возраст |
В импорте ClinicaGo телефон используется для поиска повторов внутри клиники. Общий семейный номер нужно разобрать до загрузки: одинаковый телефон может привести к пропуску строки.
1. Сохраните исходник и отделите контакты
Сделайте рабочую копию таблицы и назначьте ответственного за перенос. Исходник сохраните до окончания сверки. Не смешивайте в одном листе список пациентов, оплаты и историю приёмов: это разные наборы данных.
Обычный импорт пациентов в ClinicaGo разбирает имя, телефон и дату рождения. Не рассчитывайте, что диагнозы, файлы обследований или старые платежи перенесутся вместе с этими столбцами. Для такой истории сначала согласуйте отдельный способ переноса.
2. Проверьте номера и повторяющиеся строки
Удаляйте повтор только после сверки имени и других известных данных. Совпадение телефона само по себе не доказывает, что это один человек: родители могут записывать ребёнка со своего номера.
Не подставляйте вымышленные номера, чтобы пройти проверку. Отложите спорные строки и уточните данные у ответственного сотрудника. Номер лучше хранить в Excel как текст, чтобы таблица не преобразовала его в число или формулу.
3. Проверьте предварительный просмотр
Импорт выполняет CEO. Загрузка файла и сохранение пациентов — два отдельных действия. На предварительном просмотре проверьте, правильно ли распознаны столбцы, имена и даты, и разберите строки с ошибками до подтверждения.
- Сверьте несколько записей с исходником, включая длинные имена и разные форматы телефона.
- Проверьте пустые ячейки и повторяющиеся номера.
- После исправлений загрузите рабочий файл снова и повторите сверку.
4. Сверьте итог после сохранения
После подтверждения ClinicaGo возвращает количество добавленных и пропущенных записей, а также ошибки. Уже существующие в клинике телефоны пропускаются: повторная загрузка не означает обновление всех карточек.
Сопоставьте итог с числом строк файла и откройте выборку карточек в базе. Сохраните список нерешённых строк и передайте его ответственному. Только после проверки переходите к работе всей регистратуры в новой базе.